Una plataforma para estaciones de servicio que convierte las ventas del punto de venta en facturas electrónicas ante la DIAN en el mismo instante, lleva esas ventas a la contabilidad de Siigo Nube sin volver a digitarlas y monitorea los tanques con sensores conectados.
el reto
Una estación de servicio tiene que resolver tres cosas a la vez. Emitir una factura electrónica válida en cada venta, con CUFE y código QR en la tirilla, sin detener la operación cuando la DIAN o el proveedor tecnológico fallan y sin duplicar consecutivos. Llevar miles de ventas a la contabilidad, algo que antes se hacía a mano, con riesgo de digitar mal, duplicar ingresos o dejar ventas por fuera. Y saber en todo momento cuánto combustible hay en los tanques, detectar agua o sobrellenados y verificar que cada carrotanque descargue lo que dice la factura del proveedor.
la solución
Construimos una API de facturación que recibe cada venta del POS, toma el consecutivo de la resolución vigente, calcula el CUFE, arma el XML UBL 2.1 y lo transmite a la DIAN a través del proveedor tecnológico autorizado. Si la DIAN no responde, la venta queda pendiente y se reintenta sin perderse. Sobre esa misma información, un módulo contable lleva a Siigo Nube las ventas aceptadas como un comprobante diario, crea los clientes que falten y concilia contra Siigo antes de enviar. Un portal web completa el sistema con el monitoreo de tanques por sensores, la detección de descargas, las alertas y los reportes de cada turno.
lo que resuelve
- El POS recibe al instante el número de factura, el CUFE y el QR para imprimir la tirilla
- Si la DIAN o el proveedor fallan, la estación sigue vendiendo: los documentos quedan pendientes y se reintentan
- Ni los reintentos ni las ventas simultáneas generan consecutivos duplicados
- Las ventas llegan a Siigo en comprobantes diarios, sin redigitar y sin duplicados, y cada envío se puede simular antes
- El inventario de los tanques se ve en tiempo real y las descargas de carrotanque se detectan solas
qué incluye
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Factura electrónica en el punto de venta
Las ventas del POS se registran como factura electrónica en el momento: numeración de la resolución DIAN, identificación del comprador con su perfil tributario, CUFE y código QR para la tirilla.
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Transmisión a la DIAN con contingencia
El XML UBL 2.1 se envía al proveedor tecnológico, que lo firma y lo transmite. Si algo falla, el documento queda pendiente y se reintenta; el sistema confirma la radicación en lugar de suponerla.
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PDF, XML y notas crédito
Al ser aceptada, cada factura genera su PDF y su contenedor oficial, que llegan al correo del cliente. Las anulaciones se hacen con nota crédito electrónica desde el portal.
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Contabilidad en Siigo Nube
Las ventas aceptadas por la DIAN se contabilizan en Siigo como un comprobante diario. Se crean los terceros que falten, se concilia contra Siigo y cada envío se puede simular antes.
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Tanques en tiempo real
Las lecturas de los sensores de tanque llegan por MQTT: nivel, volumen, agua y temperatura, con los días de inventario proyectados y el espacio disponible para la próxima descarga.
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Descargas, alertas y reportes
El portal detecta solo las descargas de carrotanque, avisa por correo ante agua, sobrellenado o presión anormal (y por WhatsApp cuando hay agua en un tanque) y envía automáticamente los reportes de cada turno.